Vorige week waren we bij een potentiële klant op bezoek, een groot logistiek bedrijf in Noord-Brabant. We hadden het over hun frustraties in de huidige manier van werken die erg Excel heavy was. Natuurlijk is Excel hele handige software voor het vastleggen, filteren en berekenen van gegevens, maar toe we deze herkenbare tekortkomingen noemde riep de kwaliteitsmanager meteen: “Ja precies!”. Dus speciaal voor iedereen die zich daarin herkent zetten we hier de nadelen van Excel bij verbetermanagement voor jullie op een rijtje.

• Het is lastig om alle collega’s zover te krijgen dat ze meldingen ook daadwerkelijk registreren omdat het omslachtig is en steeds in andere documenten/ systemen moet gebeuren.
• Er blijft er veel verbeterpotentieel liggen in de organisatie omdat je niet de juiste gegevens hebt
• In Excel is het onduidelijk of het bestand up to date is en er geen verschillende versies bestaan
• “Waar staat die excelsheet nu ergens, heb jij die nog gewijzigd of verplaatst”?
• “Zijn de acties al door iedereen afgehandeld”?
• Een totaaloverzicht hebben we niet of de collega die dat deed heeft organisatie verlaten en niemand weet nu hoe ze nu aan de juiste data komen
• “Shit die formule in Excel klopt (blijkbaar) niet meer”!
• Je moet veel data overnemen van het ene in het andere document/ systeem, zonder fouten!
• Een analyse maken over allerlei afwijkingen heen is niet mogelijk
• Het maken van een maand- en kwartaalanalyse kost veel tijd

Roep jij nu ook “Ja precies”?

Dan ben je niet de enige. Wie heeft dit document het laatst aangepast? Waar moet ik hem ook alweer opslaan? Wie moet er iets met deze melding? Wij komen heel veel bedrijven tegen die deze problemen hebben, en ze niet opgelost krijgen met het werken in Excel.

Bij het bedrijf dat we hierboven noemden, hebben wij voorgesteld om deze problemen op te lossen met het inzetten van software voor hun klachten en meldingen. Zo kunnen ze dus alle meldingen in één systeem aanmaken en kunnen collega’s via een gebruiksvriendelijke app of website de meldingen registreren. Sterker nog, klanten kunnen dit ook zelf doen. Super handig toch?

Oké, de nadelen van Excel zijn duidelijk, maar wat zijn de voordelen van het werken met een klachten en meldingen module?

Dit zijn de voordelen

Na het invoeren van de software ervaren onze klanten een flink aantal voordelen ten opzichten van het werken in Excel. Er komt veel meer realistische data in het systeem terecht als alle medewerkers snel en eenvoudig kunnen melden. Zo hebben ze dus een stuk beter beeld van de werkelijke situatie in hun organisatie. De meldingen komen dan via de workflow automatisch terecht bij de juiste mensen zonder het te hoeven “overkloppen”. Het hele systeem van Inception is gewoon aan het CRM, HRM en ERP systeem te koppelen zodat ook al die data beschikbaar is.

Alle klachten en meldingen worden zo altijd op de juiste manier afgehandeld, want de workflow zorgt dat de juiste stappen gezet worden om de PDCA-cyclus rond te maken. En ook zeker een bijkomend voordeel, ze hoeven hun collega’s niet meer achter hun broek aan te zitten om de openstaande acties te bewaken, dat doet het systeem.

Alles real time

Van alle verzamelde gegevens kunnen in dashboards dwarsdoorsnedes en overzichten gemaakt worden. Die worden real time bijgewerkt zodat ze altijd online de actuele stand van zaken kunnen monitoren. Overzichtelijk voor de managers maar ook leuk voor de medewerkers om een kijkje in te kunnen nemen. En als klap op de vuurpijl kunnen ze certificerende instantie met een mooie visuele weergave van de registraties laten zien hoe goed ze bezig bent met hun verbetermanagement! Tevreden klanten, niets maakt ons trotser en vandaar dat we dit verhaal graag even met jullie deelden.