Goede software maakt je leven makkelijker. Dat ervaart ook DPD Netherlands. Toen zij op zoek gingen naar een documentbeheersysteem om aan ISO-normen te voldoen, kwam Inception op hun pad. “Er was behoefte aan het goed vastleggen van processen in onze organisatie”, vertelt Peter Tuijtelaars, Operational Compliance & Sustainability Coordinator.
“Het systeem voldoet helemaal aan onze verwachting”, vertelt Peter. Zijn uitdagingen lagen in het verleden vooral bij interne audits. “Als we verbetermaatregelen vroegen aan de auditee, moesten we daar steeds achteraan jagen. Nu stuurt het systeem gewoon een mededeling en wanneer hij niet op tijd zijn maatregelen aanlevert wordt hij eigenlijk gestalkt door het systeem. Dat maakt mijn werk ook makkelijker.”
Gebruikerstraining voor strakke adoptie
Bij nieuwe software is adoptie binnen de organisatie vaak een uitdaging. “Mensen zijn vaak druk met hun dagelijkse werkzaamheden, maar gelukkig zien ze hier de noodzaak wel van in.” Peter wist daar slim op in te spelen. Ik ben naar alle locaties gegaan om een gebruikerstraining te geven. Tijdens de training heb ik ze verteld wat het systeem inhoudt en waar ze dingen terug kunnen vinden.”
Vragen worden snel opgepakt
“De samenwerking met Inception is helemaal super”, vertelt Peter. “Als we een keer een incidentje hebben en een ticket aanmaken dan wordt het heel accuraat opgepakt. De projectmanagers en Fred reageren ook erg snel op vragen.” Daarnaast wordt hij ook ondersteunt in het gebruik van het systeem. “Soms weten we even niet hoe iets ook alweer werkt of moet er een formulier worden aangemaakt. Dan stuur je een mailtje en wordt het meteen opgepakt.”
Alles goed vastgelegd
Dankzij Inception is de professionaliteit van DPD vergroot. “We maken onder andere gebruik van de klachten en meldingen module, waardoor er een goede borging is van mogelijke arbeidsincidenten. Je legt alles gewoon harstikke goed vast, dus mocht de Arbeidsinspectie langskomen of je hebt een externe audit, dan tover je alles zo voor de dag. Je documentbeheer is gewoon goed georganiseerd.” Het systeem heeft dus honderd procent aan de verwachtingen voldaan. “Het vraagt natuurlijk wel onderhoud, maar dat vraagt een overzicht in Excel ook.”
