Het Nederlands Forensisch Instituut (NFI) gebruikt alle softwaremodules van Inception. “De kracht is dat het echt alles in één is en dat je de verschillende onderdelen ook aan elkaar kunt linken”, vertelt KAM-manager Danièle Plessius.

Het NFI is nu vier jaar klant van Inception, maar Danièle een stuk langer. Bij haar vorige werkgever werkte ze ook al met Inception en toen ze in dienst trad bij het NFI besefte ze zich al snel dat ook deze organisatie behoefte had aan een goed kwalitetssysteem. “Lappendekens van verschillende software pakketten werken in de praktijk matig en zijn heel gevoelig voor nieuwe versies”, vertelt ze. “Bij mijn vorige werkgever had ik een stukje Sharepoint, we gebruikten Windows verkenner en we hadden een stuk met specifiek klachtenmanagement.” Dat kon zo niet langer door. “Bijna alle kwaliteitskeurmerken eisen documentbeheer en de kracht van Inception is dat het echt alles in één is en dat je ook dingen aan elkaar kunt linken.”

Iedereen bij het NFI spreekt dezelfde taal

De uitdaging van het NFI was één systeem dat toegankelijk was voor iedereen. “Het moet een platform zijn waar iedereen dezelfde taal spreekt met betrekking tot kwaliteitsmanagement.” De organisatie maakt ook gebruik van maatwerk diensten. “Mijn collega’s wilden graag iets voor verbeterideeën, dus nu hebben we daar een module voor. Collega’s kunnen verbeterideeën aandragen en dan wordt het op basis van omvang en mogelijke oplossingen beoordeeld. Als het dan niet geschikt is, is het ook duidelijk waarom het niet geschikt is want dan is het tenminste een keer onderzocht en gedocumenteerd.”

Daarnaast hebben ze een specifieke route voor documentbeheer. “Die draait nu helemaal op wens van collega’s en dat is ook het mooie aan Inception: we bespreken al onze wensen en dan wordt het ook gebouwd.” Danièle ervaart nu meer gemak in haar werk. “Documenten zitten niet meer in verschillende systemen en collega’s vinden eenvoudig terug hoe bepaalde afspraken lopen.”

‘Fred begrijpt echt wat je bedoelt’

De samenwerking met Inception is goed. “Ik heb regelmatig contact met Fred of Marcel over dingen die we nog willen ontwikkelen en dat loopt altijd goed.” Ze voegt daaraan toe: “Het voordeel van Fred is dat hij echt begrijpt wat je bedoelt. Toen ik tien jaar geleden op zoek ging naar deze software sprak ik een stuk of tien leveranciers. Fred was de enige die met een verhaal aankwam waaruit bleek dat hij echt snapt wat ik nodig heb.”

Haar verwachtingen zijn dan ook zeker waargemaakt. “Het beheer zit strak in elkaar. Ik ben al jaren tevreden als klant en vandaar ook dat ik het bij het NFI ben gaan gebruiken. Overheids-breed ontstaat er behoefte aan dit soort software en de Politie is nu ook klant geworden van Inception.”