Bij Viggo is de auditor elke keer onder de indruk van het Management Systeem. “En als hij dan ziet dat alles wat beschreven staat ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd, slaat hij helemaal achterover.”

Viggo voert airport services uit op Eindhoven Airport en maakt zijn kennis, inzicht en slimme oplossingen beschikbaar voor andere bedrijven dankzij een consultancy afdeling. Al bijna tien jaar zijn ze gelukkige klant van Inception. “We zijn gestart met onze vestiging op Schiphol, maar al snel kwamen ook de andere entiteiten erbij”, vertelt Quality & Safety manager Wout Ruijs. “In de eerste instantie kwamen we met Inception in aanraking omdat we op zoek waren naar een systeem om procedures en werkinstructies vast te leggen en om meldingen te registreren. Later werd dat – in samenwerking met Inception – uitgebreid met risicomanagement.”

‘MMS is onze bijbel’

Binnen Viggo is MMS het enige wat telt. “We noemen het altijd de bijbel: als het in MMS staat is het de waarheid. We hebben veel te maken met externe klanten die documenten naar ons toesturen, mijn afdeling vertaalt die informatie naar werkinstructies. Mijn collega’s mogen er vanuit gaan dat als ze de instructies vanuit MMS volgen dat ze het in ieder geval niet fout doen.”

In de dagelijkse operatie vertrouwt het hele bedrijf dus op MMS. “Het systeem helpt ons heel erg, want wijzigingen voer je makkelijk door. Het systeem helpt heel erg want je kunt erg makkelijk wijzigingen doorvoeren. Als je alles in een boekwerk beschrijft, moet je elke keer de pagina’s gaan verwisselen. In MMS kun je ook voor wijzigingen die niet direct impact hebben op de operatie gewoon doorwerken. De operatie blijft het systeem gebruiken en ziet de wijzigingen pas als het definitief is.”

Inmiddels zitten de zes entiteiten van Viggo allemaal in het MMS. “We hebben het langzaam kunnen uitbreiden en het is ook erg makkelijk dat je documenten tussen de verschillende entiteiten uit kunt wisselen. In die zin is het heel gebruiksvriendelijk. En ook de inzagelijsten vind ik een grote pré.”

‘Top of the bill’

Die entiteiten voegt hij gewoon zelf toe. “Ik heb alleen hulp nodig om de hoofdmap aan te maken, maar daarna kan ik gewoon alles zelf. “De mappenstructuur bouw je heel snel zelf op en de processchema’s kun je ook zelf maken. Het is fijn dat je zelf ook best ver kan komen. En al verander je de titel van het document, je kunt het nog steeds terugvinden.” Ook de ruime configuratiemogelijkheden vindt hij fijn. “In onze business is dit toch redelijk top of the bill.”

De sleutel tot het succes van het MMS bij Viggo? Dat schuilt ook in de energie die Wout’s afdeling er zelf in stak. “MMS is toch een soort whiteboard dat je zelf moet vullen. Het is belangrijk dat je de juiste structuur aanbrengt in documentatie en processen.” Hij stond er gelukkig niet alleen voor. “Inception heeft er erg bij geholpen.”

Wout ziet de kwaliteit van Viggo verbeteren dankzij MMS. “Wekelijks hebben we veel wijzigingen, dus we moeten snel dingen kunnen doorvoeren. Dat kan ook, want onze workflow is vrij beperkt. Wijzigingen van een klant kunnen we binnen één week implementeren en dat komt echt omdat we het met MMS naar iedereen kunnen sturen, een leesbevestiging krijgen en documenten kunnen aanpassen terwijl ze nog op concept staan. Aan de achterkant zet je alles klaar en later communiceer je. Dat waardeer ik het meest.”

Inspelen op de klantvraag

Viggo zit net als Inception in Eindhoven en dat versterkt de samenwerking. “Die is erg prettig. Je ziet echt dat Inception kijkt naar de klantvraag en er ook op inspeelt. We hebben weleens wat wensen op het gebied van maatwerk en dan is er ook veel mogelijk. Zo is de module voor risicomanagement nu ook voor alle andere klanten beschikbaar.”

Het MMS betaalt zich voor Viggo echt terug. “De auditor is altijd onder de indruk van het systeem. En als hij vervolgens ziet dat wat er in het systeem beschreven staat ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd, dan kan het helemaal niet meer mis.” Bij de rondgang wordt dit ook extra bevestigd. “Iemand op de werkvloer rakelt zo alle informatie op uit het systeem.” Hoe dat komt? “We hebben het systeem redelijk noodzakelijk gemaakt voor de dagelijkse werkzaamheden. Collega’s moeten echt bijna dagelijks inloggen om tot bepaalde informatie te komen.”

Een erg praktisch ingericht systeem

Door corona is het nog drukker met wijzigingen. “Je krijgt te maken met veel verschillende certificaten per land. Dat soort informatie zetten we continu in MMS en als iemand bij de check-in balie MMS opent heeft hij of zij altijd de juiste informatie voor zich.” De angst dat ze boeken zouden schrijven die op de plank blijven liggen, was dus ongegrond. “Het is een erg praktisch ingericht systeem.”