Remote audits kennen we al van ver vóór de pandemie, alhoewel Covid-19 bedrijven wel meer heeft gedwongen ze te gebruiken dan voorheen. Veel bedrijven vragen zich nu hardop af waarom ze hun audits niet eerder op afstand uitvoerden en wij gaan daar 100% in mee. Het bespaart je tijd en geld én het is net zo effectief als een persoonlijke audit. We geven je een aantal tips om ze naar een hoger niveau te tillen.

Aan een remote audit zit allereerst een grote voorwaarde: je zult in een digitale omgeving moeten opereren. Wanneer je nog met een papieren systeem werkt, worden remote audits erg lastig uit te voeren.

Hoe meer dingen veranderen, hoe meer ze hetzelfde blijven. De manier waarop een audit nu wordt uitgevoerd, is aanzienlijk veranderd. Waarom audits worden uitgevoerd, is precies hetzelfde. Regelgevers of klanten willen nog steeds het bewijs zien dat je hoge kwaliteitsnormen hanteert en voldoet aan de voorschriften. Kwaliteitsafdelingen moeten nog steeds één vast proces hebben voor alle remote audits en ze hebben een gedetailleerde auditscope en agenda nodig. Ook remote mock audits zijn belangrijk, vooral wanneer het gaat om het testen van technologie vóór een daadwerkelijke audit.

Over technologie gesproken: daarin schuilt de overgrote meerderheid van de veranderingen. Net als bij real-life audits, draaien audits op afstand om documentatie. Natuurlijk is het mogelijk een remote audit uit te voeren wanneer je bedrijf papier gebruikt, maar je leven wordt een stuk moeilijker (je scant en faxt je namelijk een ongeluk). Een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem dat het mogelijk maakt documenten digitaal te controleren is eigenlijk de ideale eerste stap voor audits op afstand. Dit soort documentbeheer bespaart niet alleen tijd bij het opsporen van papieren en bestanden, het kan auditors ook beperkte toegang tot je documenten geven. Niet iedereen hoeft namelijk alles te zien.

Zorg voor een goede technische voorbereiding

Zorg er tijdens je remote audit voor dat je techniek op orde is. Een van de ergste momenten om technische problemen te krijgen is middenin een audit. Zorg ervoor dat je IT-afdeling bereikbaar is tijdens je audit, voor het geval er iets misgaat. Overleg ook over welk platform je gaat gebruiken voor je remote audit en dat het platform veilig is. Doe van tevoren zoveel mogelijk om het gesprek zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

Le moment suprême: de remote audit

De eigenlijke audit bestrijkt nog steeds drie basisgebieden: documentatie, processen en accommodatie.

Documentatie

Een bedrijf dat op een elektronisch Management Systeem draait, heeft de slag om audits op afstand al vrijwel gewonnen. Als je al je documenten op voorhand al bij elkaar hebt, werkt een remote audit zeker in je voordeel. In dat geval verleen je externe toegang aan je auditor, die alleen ziet wat hij moet zien. In plaats van verwoed naar documenten te zoeken wanneer de auditor ter plaatse is, kun je ze ze van tevoren samenstellen en verzenden. Dit helpt beide partijen door de tijdsdruk bij het hostingbedrijf en de accountant weg te nemen.

Processen

Je kunt je processen niet simpelweg naar je auditor mailen, toch? Het hangt er vanaf wat je auditor zoekt. De auditor is geïnteresseerd in of je bedrijf processen volgt zoals voorgeschreven door procedures. Soms kan dit worden aangetoond door records, die hetzelfde transportgemak volgen als procedures. Voor processen die een auditor normaal zou bekijken, zijn er andere opties. Sommige audits op afstand gebruiken beveiligingscamera’s om processen te observeren, of testsessies kunnen worden opgenomen. Vakdeskundigen kunnen ook door processen praten en bewijzen dat procedures worden gevolgd.

Accommodatie

Een centraal punt van audits is een rondje door de accommodatie. Het mooie aan mobiele apparaten is dat ze – juist – mobiel zijn. Een rondje door het gebouw rijkt zover als je internetverbinding. Het beperkt het zicht van de auditor echter tot wat de persoon ter plaatse wil laten zien. Als je bedrijf een goed auditverslag heeft, kan de rondleiding door de accommodatie eenvoudig worden uitgesteld. De noodzaak van een rondleiding kan ook afhangen van het proces of product dat wordt gecontroleerd.

Vergeet de tijd niet

Hoewel tijd misschien niet zozeer een beperking is, is het nog steeds van essentieel belang. Bij een audit op afstand is het net zo belangrijk om de klok in de gaten te houden. Zo zorg je ervoor dat de audit niet voor onbepaalde tijd doorgaat en het bedrijf dat geaudit wordt tijdig reageert. Beschrijf dit allemaal in de reikwijdte en agenda van de audit. Wanneer een bedrijf minder middelen of werknemers heeft kan de remediation wat langer duren.

Haal je voordeel uit remote audits

Het succes van remote audits zit hem vooral in de technologie. Hoewel sommige aspecten van audits eenvoudigweg worden uitgesteld tot na de pandemie, kunnen andere praktijken voor audits op afstand zo nog lang doorgaan. Audits zien er onder Covid-19 heel anders uit, maar het doel is nog steeds hetzelfde. Digitale documentbeheersystemen kunnen auditors de externe toegang geven die ze nodig hebben, en videoconferenties bieden flexibiliteit als het gaat om rondleidingen en interviews op locatie. Zelfs als de wereld weer “normaal” wordt, is dit een gevolg van de pandemie die de tand des tijds kan doorstaan.