De afgelopen 20 jaar hielpen wij honderden bedrijven met het voorbereiden op een audit. Dat ging natuurlijk met vallen en opstaan, maar we genereerden kennis die we nu graag met je delen. Hieronder een aantal tips om je bedrijf voor te bereiden op een audit.

Betrek het management bij het voorbereiden van je audit

1. Wees consistent

Uit onze ervaring blijkt dat de impact van kwaliteit het meest van de volgende vraag afhangt: wat is de North Star Metric voor je bedrijf? Moet het de komende jaren meer winst gaan maken? Of ga je het marktaandeel uitbreiden? Werk dit uit en herhaal deze boodschap overal in je bedrijf.

2. Sociaal proof

Vraag klanten, medewerkers en leveranciers bij het voorbereiden op een audit om feedback en gebruik deze soundbites om invloed uit te oefenen.

3. Wederkerigheid

Waar geeft je managementteam om? Waarschijnlijk niets om het aantal documenten dat je team aan het maken is. Ze geven meer om winst, efficiëntie en risico. Praat met ze over iets waar ze iets om geven.

4. Zorg dat ze je leuk vinden

“We vinden ze niet leuk.” Pijnlijk, maar waar: dit is de mening over de kwaliteitsmanagementfunctie in een onderzoek onder topmanagers. Een moeilijke uitdaging om te overwinnen. Mensen vinden mensen leuk die hen ook leuk vinden (volg je het nog?) of mensen die ze als vriend zien. Zorg dat je een gemeenschappelijke deler vindt met je managementteam (tip: denk nog eens aan de tip hierboven), prijs hun successen en bouw een positieve verstandhouding op.

5. Autoriteit

Gebruik je marketingteam om je persoonlijke merk te ontwikkelen. Het management zal waarschijnlijk liever het bedrijfsnieuws lezen dan je beleidsdocument. Ze lezen liever persberichten, nieuwsberichten en de social media-feed van je bedrijf. Vergroot je reputatie binnen het bedrijf door je inzichten, ideeën en projecten te promoten bij een extern, landelijk publiek.

6. Eén centraal beleid

Veel bedrijven hebben honderden beleidsdocumenten. Deze worden overweldigend en dus lezen veel mensen ze niet meer. Zorg ervoor dat je één beleid hebt voor het management, welke naar alle andere linkt om het overzichtelijk te houden.

Betrek je collega’s

7. Werk aan je sales-pitch

Loop bij het voorbereiden van je audit eens mee met je beste verkoper. Zij spreken de taal van de klant én kennen leiderschap. Repliceer die taal in de directiekamer, je beleidsdocumenten en bij de auditor.

8. Focus op het waarom

En daarna pas op het wat. Te veel kwaliteitsmanagers sturen mails rond met de mededeling dat er een audit is, zonder uit te leggen wat het belang daarvan is. Start al je communicatie met de 5 why’s en je zult meteen een grotere betrokkenheid krijgen.

9. Feitelijke versus emotionele communicatie

Gegevens en statistieken zijn krachtiger dan emotionele berichten. Onderbouw je punt (het liefst met cijfers) en stuur nooit iets uit emotie of ‘omdat je het wilt’.

10. Eén holistisch managementsysteem

Stop kwaliteits-, gezondheids-, milieu-, veiligheids-, informatiebeveiligings-, risico- en bedrijfscontinuïteitsdocumenten allemaal in één systeem. Voeg ook alle trainingsvereisten, problemen, apparatuur, leveranciers en audits daarbij. Alles wat verband houdt met het beleid, wordt in dit systeem beheerd. Niemand heeft zin om van het kastje naar de muur te worden gestuurd en gebruiksgemak verhoogt de betrokkenheid gigantisch.

11. “Geen incidenten” is geen goed nieuws

Geen nieuws is niet meteen goed nieuws. Het kan namelijk zijn dat een incident niet gemeld is of niet is teruggekoppeld aan de juiste afdeling. Tools zoals onze klachten & meldingen module maken het voor je collega’s makkelijker dan ooit om incidenten en (bijna-)ongevallen te melden.

12. Verveel niemand met details

De gemiddelde lengte van een kwaliteitshandboek is 21.000 woorden. Maak deze informatie gemakkelijk verteerbaar door het op te splitsen in kopteksten, opsommingstekens en samenvattingen. Zorg er ook voor dat de informatie interactief en visueel aantrekkelijk is.

13. Gericht kwaliteitsmanagement

Stuur specifieke meldingen gericht naar de juiste mensen in plaats van generiek naar een hele afdeling. Ook hierdoor neemt de betrokkenheid snel toe.

14. Automatiseer!

Niemand heeft zin om continu achter ieders jas aan te hangen, maar in de wereld van audits hoort dat er nu eenmaal bij, toch? Met de juiste software niet, want dan laat je het systeem gewoon voor je werken. Kun jij tijd investeren in de goede relatie met je collega’s en directie.

15. Zorg voor 360 graden feedback

Bij 360 graden feedback krijg je niet alleen feedback van je leidinggevende, maar ook van collega’s en eventueel klanten. Deze feedback is vaak anoniem en dan kan accepteren van kritiek lastig zijn. Maar niemand is perfect en het kan ongelofelijk nuttig zijn om ideeën van collega’s te horen en te horen wat je goed doet. Plan daarom minimaal één keer per jaar een 360 graden review om zwakke punten en kansen voor je persoonlijke ontwikkeling te identificeren. Je laat dan ook aan je auditor zien dat je je inzet voor continue verbetering.

16. Een routinematig auditprogramma

Met ‘routine’ bedoelen we niet eentonig en hetzelfde. We bedoelen dat je een volledig auditschema moet plannen waarin wordt gekeken naar het beheer van veranderingen, naar het managementsysteem en hoe goed kwaliteit is ingebed. Mix de vragen en auditors om bias en subjectiviteit te voorkomen.

Manage de auditor

17. Geef je auditor de sleutels

Een ultiem teken van vertrouwen is om je auditor toegang te geven tot je centrale beheersystemen met al je beleidsregels, procedures, trainingsverslagen, risicobeoordelingen, leveranciersnalevingsverslagen en audits. In MMS kun je dankzij autorisatie de controle over wat wel en niet zichtbaar is, zodat niemand informatie onder ogen krijgt die niet voor hem of haar bedoeld is.

18. Vat het niet persoonlijk op

De meeste auditors zijn getraind in de nieuwste technieken en processen. Er is echter nog steeds een minderheid die een klein, onbeduidend detail zal uitkiezen. Het is belangrijk dat iedereen een op risico’s gebaseerde aanpak volgt, maar als je vastzit aan een auditor die andere ideeën heeft, vat het dan niet persoonlijk op.

Is dit alles wat we weten?

Zeker niet! En ieder bedrijf is anders natuurlijk. Wil je eens met ons sparren over jouw (interne) audits? Neem dan contact met ons op, we helpen graag met het voorbereiden van een audit.