Als grootste zorgaanbieder in Noord- en Midden-Limburg biedt De Zorggroep een breed aanbod van diensten. Met thuiszorg en diverse woon- en zorgcentra biedt de organisatie ondersteuning, zorg en behandeling aan iedereen die dat nodig heeft. Met zo'n 5.500 medewerkers is het belangrijk dat protocollen, instructies en meldformulieren goed zijn ingericht en makkelijk te vinden zijn. Daarvoor gebruikt de organisatie al jaren Inception, intern bekend als KompaZ.
Ron Walther, Projectleider doorontwikkeling KompaZ, werkt samen met collega's uit de zorg, kwaliteit & veiligheid, ICT en communicatie aan de verdere ontwikkeling van het systeem. 

Een omgeving die aansluit bij de praktijk 

"Wat gebruiken medewerkers écht? Wat is nodig en wat kan weg? Vanuit die vragen hebben we KompaZ opnieuw ingericht."
Samen met een referentiegroep van zorgmedewerkers werd gekeken naar wat zij nodig hebben in hun werk. Veelgebruikte functies zoals de zoekbalk kregen een centrale plek, overbodige informatie werd verwijderd en de structuur werd versimpeld.
"We zijn echt teruggegaan naar de basis. Je ziet dat het daardoor veel overzichtelijker is geworden. De reacties zijn positief, ook van mensen die normaal niet zo happig zijn op veranderingen."
Voor zorgmedewerkers op locatie is vooral de vindbaarheid belangrijk. De omgeving past zich aan verschillende schermformaten aan, zodat medewerkers ook op tablet of telefoon makkelijk kunnen zoeken.
"Een goede zoekfunctie is voor onze zorgmedewerkers belangrijk om snel de juiste informatie te vinden tijdens hun drukke werkdag. Je staat bij een cliënt en je wil gewoon snel even iets opzoeken. Niet door een hele bestandsstructuur heen hoeven scrollen." 

Ondersteuning bij leren van incidenten 

Inception wordt ook gebruikt voor het registreren van incidenten, zoals MIC- en MIM-meldingen, datalekken en andere veiligheidskwesties. Daarbij helpt het systeem niet alleen bij het melden, maar ook bij het opvolgen.
"We willen het meldproces zo eenvoudig en duidelijk mogelijk maken, zodat het medewerkers weinig tijd kost en meteen helder is wat ze moeten doen."
Achter de schermen werkt De Zorggroep aan het verbeteren van de processen voor afhandeling en rapportage, zodat incidenten niet alleen worden geregistreerd, maar ook echt tot verbetering leiden. 

Voldoen aan wet- en regelgeving 

Voor een organisatie als De Zorggroep is het belangrijk om te voldoen aan uiteenlopende eisen op het gebied van kwaliteit en veiligheid. Inception ondersteunt daarbij op meerdere niveaus: van auditregistratie tot risicomanagement.
De auditmodule wordt binnenkort breder ingezet voor het vastleggen van zowel interne audits als locatie-audits.
"We bezoeken alle zorglocaties jaarlijks. Met de auditmodule kunnen we straks makkelijk vastleggen wat we gezien hebben, wat de bevindingen zijn en welke acties eruit voortkomen," gaat Ron verder.
Daarnaast wordt Inception ingezet voor informatieveiligheid en risicomanagement. Beveiligingsincidenten worden centraal geregistreerd en er wordt gewerkt aan het koppelen van risico's aan processen en verantwoordelijkheden.
"We wilden af van een aparte tool die eigenlijk te complex was. Inception bood ons de mogelijkheid om alles op een laagdrempelige manier in te richten. Precies wat we nodig hadden."
De Zorggroep werkt volgens de norm NEN 7510 voor informatieveiligheid en bereidt zich voor op de invoering van de Europese NIS2-wetgeving. Het doel: één duidelijke omgeving waarin alle risico's zichtbaar zijn, van strategisch tot operationeel niveau. 

Met oog voor de gebruiker 

Gebruiksgemak voor zorgmedewerkers blijft het uitgangspunt in de doorontwikkeling van KompaZ. Dat betekent: helder taalgebruik, zo min mogelijk stappen en alleen tonen wat relevant is voor de gebruiker.
"We hebben echt geluisterd naar medewerkers. Wat vinden zij logisch? Wat hebben zij nodig? Dat zie je terug in het resultaat."