Luc van de Valk werkt nu 3,5 jaar als QESH manager bij VPK Packaging Group en ziet zijn werk een stuk makkelijker worden dankzij de software van Inception. “We gebruiken het systeem voor documentbeheer, procedures en het vastleggen van klachten en meldingen”, vertelt Luc. “Het helpt mij heel erg dat het een tool is waarmee je met autorisaties verschillende toegangsniveaus kunt instellen waardoor mensen niet kunnen sjoemelen met documenten. Of dat er dingen worden aangepast in documenten waarvan je dat gewoon echt niet wilt.”
VPK Packaging Group gebruikt het systeem ook voor klachten en incidenten. “Onveilige situaties en ongevallen worden vastgelegd en opgevolgd, zodat we daar vervolgens een analyse op kunnen doen. Het helpt ons met het verbeteren van onze veiligheid.”
In tien jaar tijd is het managementsysteem diep vervlochten geraakt met de organisatie. “Het is voor ons het hart van onze ISO-certificeringen. Zonder dit systeem wordt het heel lastig om je documenten te beheren en structureel met afwijkingen om te gaan. Daar helpt dit systeem ons echt bij. Ik zie het ook langzaam nog belangrijker worden dan het al was en we kunnen het ook voor meer thema’s in gaan zetten, zoals veiligheid en milieu.”
Alles is navolgbaar
Bij VPK Packaging Group is structuur soms wel een uitdaging. “Er worden nog teveel dingen ad hoc gedaan en zaken worden tegelijk belangrijk gemaakt. Dankzij dit systeem kunnen we bijvoorbeeld bij klachten en meldingen issues opnemen zodat ze niet zomaar verdwijnen. Het zorgt wel voor structuur en het fijne is dat alles wat gedaan wordt navolgbaar is.”
Daarnaast helpt het systeem hem met een sterkere positie binnen de organisatie. “Ik vind het soms moeilijk om hard te zijn tegen collega’s die iets verzuimen”, vertelt hij. “Dan los ik het liever vriendelijk op. Met het systeem van Inception kan ik feiten laten zien. Zo wordt het geen welles-nietes-verhaal en dat sterkt me. Ik weet er steeds makkelijker gebruik van te maken.”
Kort op de bal & je eigen brand
Ook de samenwerking met Fred van Pol (commercieel directeur) draagt hieraan bij. “In het begin liet ik na audits zien welke acties eruit voortvloeiden en wat er open staat. Fred wees me erop dat ik ook de doorlooptijd kan inzien. Nu laat ik mijn collega’s een grafiek zien met niet alleen het aantal meldingen, maar ook hoe lang die al open staan. Dan zie je mensen soms wel een keer slikken.”
Vakwerk = maatwerk
Een van de grootste voordelen van de samenwerking met Inception vindt hij de eindeloze mogelijkheden. “Als we met verzoekjes komen dan wordt dat gewoon in het systeem gebouwd. Laatst hadden we een compleet nieuwe huisstijl. Je stuurt het huisstijlhandboek naar Inception met wat instructies en na een week ziet het er gewoon fantastisch uit. Dat is dan wel puur optisch, maar zulke dingen gebeuren wel meteen. Je krijgt direct een mooi product terug.”
Dat het systeem compleet in de huisstijl van VPK Packaging Group staat is een mooie kers op de taart. “Dat straalt professionaliteit uit. Als we klanten op bezoek krijgen staat het managementsysteem altijd open en dan is het tof als het er gelikt uitziet. En met alle mooie buttons en foto’s nodigt het ook intern erg uit om erin te snuffelen.”
Ook over de korte lijntjes is Luc zeer te spreken. “De samenwerking is zoals een samenwerking hoort te zijn. Als er iets is waar we niet uitkomen bel je naar de helpdesk en je wordt meteen geholpen. Is er een probleem, dan stuur je een appje naar Fred en het wordt geregeld.”
‘Fred is een mentor voor me’
Luc is de enige kwaliteitsmanager binnen VPK, maar gelukkig kan hij rekenen op een stuk consulting van Fred. “Intern mis ik dat ontzettend en dan is het fijn dat ik af en toe kan sparren over dingen waar ik tegenaan loop. Dat helpt ons uiteindelijk heel erg vooruit. Fred komt met leuke en verfrissende ideeën en is voor mij eigenlijk meer een mentor dan een consultant.”
