Gezinszorg Villers VZW biedt zorg aan huis en leidt toekomstige zorgkundigen en polyvalente verzorgenden op. Met meer dan 550 medewerkers verspreid over verschillende wijkkantoren is efficiënte communicatie en kwaliteitsbeheer een must. Voorheen werkte de organisatie met een klassiek intranet, maar dat bood te weinig structuur en controle. Daarom ging Villers op zoek naar een toekomstgericht kwaliteitsmanagementsysteem – en kwam zo bij Inception terecht. Mariska Pysson, Verantwoordelijke Kwaliteit bij Villers, vertelt ons meer.

Overal bereikbaar

“Vroeger hadden we een klassiek intranet, maar dat bleek al snel te beperkt. Er waren geen autorisatiemogelijkheden, geen vervaldata en documenten verouderden zonder waarschuwing. Bij Inception krijg je een reminder als een document bijna verloopt, en dat maakt een groot verschil.”

Met de documentmanagementmodule van Inception heeft Villers nu één centrale plek waar alle kwaliteitsdocumenten worden beheerd. Medewerkers kunnen procedures en werkinstructies eenvoudig terugvinden, waar ze ook zijn.

“Wij werken heel gedecentraliseerd, met wijkkantoren verspreid over heel de regio. Onze medewerkers moeten snel toegang hebben tot procedures, zonder telkens naar een kantoor te moeten gaan. Vroeger hadden we een papieren kwaliteitshandboek – maar dat neem je niet zomaar mee op de fiets. Met Inception vinden ze nu alles wat ze nodig hebben, rechtstreeks op hun gsm.”

E-learning als handige toevoeging

Naast documentbeheer maakt Villers ook gebruik van de e-learningmodule. Aangezien de organisatie niet alleen zorg verleent, maar ook medewerkers opleidt, was dit een logische volgende stap. “Wij zijn niet alleen een dienst gezinszorg, maar ook een erkend opleidingscentrum. We kunnen onze eigen medewerkers hier training geven en al onze vormingen intern organiseren. De e-learningmodule helpt ons om dat gestructureerd op te volgen, en het zorgt ervoor dat onze medewerkers op hun eigen tempo kunnen leren.”
Door opleidingen in hetzelfde systeem onder te brengen, kan Villers ook beter opvolgen of verplichte trainingen zijn voltooid.

Gebruiksvriendelijk en praktisch

Een belangrijke reden waarom Villers voor Inception koos, is de eenvoudige en intuïtieve opzet van het systeem.
“De gebruiksvriendelijkheid van het systeem was echt een doorslaggevende factor. Medewerkers kunnen documenten makkelijk terugvinden en de knoppen zijn logisch opgebouwd. Als ze iets zoeken, vinden ze het altijd!”
En hebben ze een keer toch een vraag? Dan staan de mensen bij Inception altijd voor haar klaar.
“Als we vragen hebben, is de helpdesk altijd snel en behulpzaam. Je voelt je nooit dom als je een vraag stelt. Iedereen denkt gewoon mee en helpt ons vooruit.”

Blik op de toekomst

Villers blijft het systeem verder uitbreiden en test op dit moment de meldingenmodule, voor het registreren van incidenten of arbeidsongevallen. “Onze medewerkers werken bij cliënten thuis, dus als er iets gebeurt, een arbeidsongeval of schade bij een cliënt, is het heel waardevol als ze dat ter plaatse kunnen registreren.

Na ruim een jaar werken met Inception is Mariska erg tevreden over de samenwerking en de meerwaarde die het systeem brengt voor Villers.
“We krijgen veel ondersteuning. In de trainingen bij de start kregen we niet alleen uitleg, maar konden ook meteen zelf testen en proberen. Dat hielp enorm. Intussen staat Inception bij mij elke dag open. Is het niet om iets aan te passen, dan wel om iets op te zoeken of iemand een link te bezorgen. We gebruiken het echt dagelijks, en dat zegt alles.”