Bij Van den Heuvel is het systeem elke dag een van de eerste dingen die Stefan, de Medewerker KAM, ziet. “Als je de browser opent kom je meteen in ons MMS-systeem terecht. Daar zie je een soort intranet met nieuwsberichten en we hebben er een smoelenboek op staan. Van den Heuvel is een bedrijf van 700 mensen en ik ken niet iederéén bij naam, dus het is leuk om een beeld te hebben bij iemand die je spreekt.”

“In het systeem hebben we de belangrijke documenten (o.a. procedures, werkinstructies, formulieren) van ons managementsysteem opgenomen. Daarnaast gebruiken we het systeem ook voor het registreren van (bijna)incidenten, auditresultaten, verbetervoorstellen etc. Het werken met een App is hierbij ideaal omdat veel zich “in het veld” afspeelt”.

Alles op een rijtje voor de audits

“Bij audits is het heel handig om via de zoekfunctie allerlei documenten op te vragen. Daar zitten dan weer linkjes in naar andere bestanden die nodig zijn dus dat werkt wel heel makkelijk.” Een nadeel van al 10 jaar informatie vergaren is dat er intussen wel heel veel informatie te vinden is. “Een tip voor iemand die het systeem nu voor het eerst inricht zou zijn: Zorg dat je goed nadenkt over de rechten die iedereen krijgt. Als minder mensen de bevoegdheid hebben documenten toe te voegen blijft het systeem beter up-to-date en komen er geen dubbele bestanden op te staan. Daar gaan wij nu ook mee aan de slag.”

Perfect voor in het werkveld

Bij een van zijn vorige werkgevers werkte Stefan ook al met Inception, maar in hier werkt alles toch net even iets anders. “Als je altijd in een fabriekshal staat kan iedereen op dezelfde computer opzoeken wat ze nodig hebben, maar bij een aannemersbedrijf ben je door het hele land op projectlocaties en dan moet je toch bij het systeem kunnen voor protocollen of veiligheidsplannen. Daar is de app heel belangrijk voor. Er hoeven geen documenten te worden uitgeprint, maar ze kunnen alles gewoon digitaal vinden.”
Niet alleen de app is perfect voor in het werkveld, ook de mogelijkheid om de formulieren aan te passen en uit te breiden. “Sinds twee jaar hebben we de Safety Culture Ladder Trede 3 behaald en dat wordt steeds belangrijker in onze branche. Het verspreidt zich echt als een olievlek over organisaties, opdrachtgevers en aannemers.” Veiligheidsnormen kennen we natuurlijk, maar de Safety Culture Ladder zoomt meer in op gedrag dan documenten.
“Om gedrag te kunnen meten, voegen we extra vragen / velden toe bij ons incidentenformulier die daarover gaat. De audits zijn ook op locatie en dan stellen ze vragen zoals, als je een goed idee hebt, hoe pak je dat dan aan? Wanneer wordt er over veiligheid en risico’s gesproken?” En komen daar goede ideeën uit? Dan delen we die natuurlijk op de nieuwspagina.

Elke dwarsdoorsnede die je maar wil, overzichtelijk in een dashboard

En als je dan al die input verzameld hebt over incidenten, auditresultaten, werkplekinspecties, verbetervoorstellen etc., dan wil je dat natuurlijk ook makkelijk en overzichtelijk kunnen presenteren. “Een erg sterk punt van Inception is het zelf maken van overzichten en analyses. Je hebt een enorme bak met data waar je heel veel (stuur)informatie uit kunt halen, maar het is soms moeilijk om van tevoren te bepalen welke dashboards je nodig gaat hebben. Je kan in dit systeem zelf elke dwarsdoorsnede maken die je nodig hebt en dat is heel veel waard.”

Een complimentje voor customer support

“Ze leven altijd mee met problemen en denken goed mee met specifieke vragen. Je kan het systeem helemaal eigen maken en daar begeleiden ze je ook in. Dat is wel heel sterk.”