Charlie van Berkel, supervisor STC & AEO bij Fujifilm was in 2018 op zoek naar een systeem dat haar zou helpen bij de AEO-monitoring. “Deze software geeft ons de mogelijkheid om dat te automatiseren en centraliseren op één plek.”

Op zoek naar een softwareoplossing voor AEO

Bij Fujifilm wisten ze al meteen dat ze software nodig hadden als oplossing voor hun problemen. “Alles stond verspreidt in verschillende mappen en Excel bestanden. We hebben natuurlijk meerdere serviceproviders gesproken maar het was meteen duidelijk dat Inception het best past bij onze AEO-vereisten. De andere tools waren echt alleen gericht op documentmanagement en procesmanagement, maar we zochten iets dat je ook voor onder andere interne controles, self assessment en incidentrapportages kan gebruiken.”

Nog een onderdeel waar ze erg enthousiast over zijn: het managementdashboard. “We zijn nog bezig met de inrichting maar daar kunnen we straks dus heel makkelijk en mooi een rapportage maken voor zowel management als de douane.”

Nooit meer deadlines missen

Om het AEO-certificaat te behouden moeten alle documenten regelmatig herzien worden. “Dat gaat heel makkelijk. Je voert bij het uploaden een einddatum in en op het moment dat het in de buurt komt krijg je een reminder dat je het document moet herzien. Dus zo vergeten we nooit om onze jaarlijkse reviews te doen.”

Bij douane compliance hoor zowel het uitvoeren en waarborgen van operationele interne controles als tactische interne controles. “Dat deden we voordat we de software van Inception hadden eigenlijk niet echt. We deden natuurlijk wel controles maar die waren niet AEO waardig. Vastlegging en centraal opslaan van documenten werd eigenlijk niet gedaan. Alles stond heel verspreid over de verschillende mappen en schijven en dat was elke keer zoeken. Als ik dan een controle moest doen wist ik bij god niet waar ik moest beginnen. Nu kijk ik gewoon in de operationele controle, daar is het document toegevoegd en ik heel makkelijk zien of daar gekke dingen uitgekomen zijn.”

Ideaal voor douane audits

“We zijn ook verplicht om incidenten te rapporteren en daarbij is het zó fijn dat alles in het systeem via een vaste workflow loopt. Je begint altijd met de registratie en een onderzoek naar de root cause en daarna ga je door naar de stap van maatregelen en controle. Pas als dat allemaal in kannen en kruiken is rond je het af. Daarvoor deden we ook wel incidenten registratie maar dan sla je gewoon snel dingen over en deze software zorgt dat het altijd, consequent op dezelfde manier afgehandeld wordt.”

Fijn, die AEO, maar wat moet ík daarmee? Dat is de instelling van veel medewerkers die niet op de afdeling van Charlie werken. Het kost soms wat tijd en moeite om iedereen een beetje mee te laten werken. “We liepen er echt tegenaan dat er op andere afdelingen minder pro activiteit is wat dit onderwerp betreft en het is lastig om dat allemaal handmatig bij te houden. Dan moet je achter iedereen aanjagen via email of zo, en met dit systeem komen de reminders automatisch. Dat heeft voor onze afdeling heel veel toegevoegde waarde!”

Volgens Charlie is de software echt perfect voor douane compliance. “De douane leunt echt zwaar op Inception tijdens onze audits. We geven hiermee duidelijk aan dat we in control zijn. Dus wat dat betreft kunnen we echt niet meer zonder. Op de oude manier zouden we ze alle documenten los toe moeten sturen, nu geven we ze gewoon toegang tot ons systeem met een account en daar staat alles overzichtelijk bij elkaar. Dat is echt ideaal.”

Prettig contact met fijne mensen

Toen Fujifilm net met de software begon was de nieuwe manier van werken wel even wennen voor het bedrijf. “Gelukkig hebben we training gekregen vanuit Inception over de werking van de tool en de verschillende modules. Er werd echt de tijd genomen om ons zelf uit te laten proberen en we hebben volop vragen kunnen stellen.”
Als Charlie tegen problemen aanloopt, neemt ze meteen contact op met de helpdesk van Inception. We krijgen altijd binnen een dag response. Dat is gewoon heel fijn. Iedereen is zeer behulpzaam, heeft kennis van zaken en denkt enthousiast mee. Echt persoonlijk contact met fijne mensen.